Os serviços de urbanismo da Gaiurb, E.M., em parceria com o Kaizen Institute e sob a coordenação da Direção Municipal de Urbanismo e Ambiente (DMUA), estão a ser abrangidos por um projeto que tem como objetivo a implementação de soluções para otimizar os processos e melhorar a capacidade de resposta aos pedidos de licenciamento, registando uma redução do tempo de resposta (lead time) na ordem dos 30%.
Liderado internamente por Luísa Aparício, Diretora Municipal de Urbanismo e Ambiente, o processo de implementação das soluções desenhadas permitiu atingir tempos de resposta dentro dos objetivos definidos e concluir que o tempo de permanência do processo na área de responsabilidade do urbanismo é, apenas, 34% do tempo total do processo.
Desenvolvido em duas fases (fase de desenho de soluções e fase de implementação), o exercício de melhoria incidiu numa detalhada análise de dados, na identificação de oportunidades de melhoria e no desenho de soluções a implementar nos processos e nas equipas afetas aos Pedidos de Licenciamento. As melhorias implementadas passaram pela reengenharia dos processos, eliminação de tarefas sem valor acrescentado, otimização e digitalização de tarefas, o desenvolvimento de sistemas de indicadores end to end, e ferramentas de gestão de equipas (Kaizen Diário) e liderança. Dos vários benefícios do projeto destacam-se a redução dos tempos de resposta (lead time) dos pedidos de licenciamento, o aumento da produtividade das equipas e o aumento do nível de satisfação do munícipe. Todos estes ganhos são traduzidos em benefícios financeiros para a organização.
“Só melhoramos aquilo que controlamos e só controlamos aquilo que medimos. Foi na base deste raciocínio que foi desenvolvido um conjunto de indicadores capaz de orientar a equipa à melhoria da sua performance e dos seus resultados. A chave do sucesso esteve na aplicação de um dos princípios fundamentais do Kaizen: Praticar a melhoria todos os dias, em todas as áreas, envolvendo todas as pessoas. No caso da Gaiurb, a intervenção na área do Urbanismo foi um grande desafio uma vez que é uma atividade muito importante na área de atuação do setor autárquico. Os objetivos eram claros: melhorar o processo interno por forma a conseguirmos melhorar o grau de satisfação do munícipe, ou seja, uma intervenção ao nível da melhoria direta de resultados para quem vive e trabalha em Vila Nova de Gaia”, destaca Nuno Pestana de Vasconcelos do Kaizen Institute.
Para António Miguel Castro, “A enorme pressão a que a área do Urbanismo está sujeita carecia de uma análise funcional que permitisse identificar oportunidades de melhoria e aplicar novos métodos para aumentar a eficácia e motivar as equipas. O envolvimento das equipas e a disponibilidade para corrigir falhas e melhorar processos foi notável. A adesão a um novo modelo que permite gerir melhor o volume de pedidos é um sinal claro de evolução em equipa, com resultados internos e externos. Contudo, o nosso maior objectivo é aumentar a qualidade de resposta para o exterior, motivando mais confiança, mais eficácia e, obviamente, maior satisfação”, refere o Presidente do Conselho de Administração da Gaiurb.
O texto acima é da responsabilidade da entidade em questão, com as devidas adaptações.
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