Entre Fevereiro e Agosto, a plataforma de atendimento da câmara municipal de Águeda já tinha recebido cerca de 360 submissões de procedimentos urbanísticos e permitiu a redução do tempo de resposta a empresas e particulares. A ferramenta digital é baseada numa solução de gestão de papel digital da empresa portuguesa Mind, tendo sido adaptada com o objectivo de “agilizar a tramitação de operações urbanísticas na autarquia”, e é já considerada “um sucesso” pelo município.
Os licenciamentos de obras e projectos urbanísticos em Águeda sofreram uma revolução em Fevereiro, altura em que a autarquia lançou a sua nova plataforma de atendimento. Eliminou-se o papel, desmaterializaram-se os processos e passou a ser possível submeter e consultar por via digital todos os documentos referentes às obras e operações urbanísticas em tramitação no concelho. A agilização destes processos já tem resultados palpáveis: o tempo de resposta aos processos de licenciamento de obras foi reduzido para três dias, no caso das empresas, e para dez dias, no caso de requerentes particulares.
Para Jorge Almeida, presidente da câmara municipal de Águeda, “este projecto pioneiro, liderado pela câmara, é um sucesso”. As conclusões do autarca surgem perante os números: para além de ter passado a assegurar “uma resposta mais rápida aos processos de licenciamento de obras”, a nova plataforma havia recebido, até 17 de Julho, a submissão de cerca 360 procedimentos urbanísticos, entre os quais 183 procedimentos de projectos de arquitectura, 83 procedimentos de projectos de especialidade, 41 procedimentos de autorização de utilização e 38 alvarás de licença de construção. Estes números, frisa Jorge Almeida, “são a evidência” do sucesso da iniciativa, que faz uso da solução Mind ePaper, desenvolvida pela Mind. Antes de entrar ao serviço do município, a aplicação de gestão de papel digital foi adaptada às necessidades da autarquia, numa “parceria tecnológica” com a empresa portuguesa.

Implementada no âmbito do projecto Edificação – a iniciativa municipal de “simplificação e desmaterialização” de operações urbanísticas –, a operacionalização da plataforma de atendimento resultou numa forma “fluída, mais simples e fácil” de submeter processos de obras na autarquia, sublinha o autarca.
“Ágil, intuitiva e responsabilizante”, a plataforma que veio desmaterializar todas as operações urbanísticas em Águeda tornou também o “processo de gestão urbanística totalmente transparente”, afirma a autarquia, que sublinha o facto de a iniciativa estar “já a ser replicada em outros municípios”, depois de ter sido “testada e validada” no concelho da região de Aveiro.
O processo que conduziu à implementação da plataforma de atendimento foi “pioneiro no país” e trouxe Águeda para a “linha da frente nesta forma de tramitação de licenciamentos”, considera o edil. A digitalização “total” na interacção com o município significou o fim do papel, mas significou igualmente a possibilidade de “uma resposta mais rápida aos pedidos de licenciamento de obras particulares”.
O município reduziu os seus tempos de resposta, dando, assim, resposta à “morosidade” na comunicação com os cidadãos e à “excessiva burocracia” de que os municípios são, na visão de Jorge Almeida, “constantemente acusados”. Águeda passou a ser “um exemplo a seguir”, considera.
De “burocrático e moroso” a “ágil e rápido”
Efectuado o registo na plataforma, os utilizadores da ferramenta – sejam estes requerentes de obra, sejam arquitectos ou engenheiros civis – são então convidados a submeter, em formato digital, todos os documentos respeitantes à obra a licenciar, autenticando-os “através de assinatura digital qualificada”, esclarece o município. A segurança da informação, a integridade dos ficheiros e a “transparência total de todo o processo” são garantidos pela “utilização de formatos normalizados”.
Iniciar um processo de obras particulares através da plataforma significa a abertura de um prazo de 30 dias para a preparação do processo antes de ter de ser efectuada a respectiva submissão aos serviços camarários. A plataforma de atendimento notifica o requerente, via mensagem de correio electrónico e SMS, sempre que se registem avanços e alterações ao estado do processo. Para além de possibilitar a submissão de processos urbanísticos, a plataforma torna igualmente possível a consulta do estado de andamento dos mesmos “em qualquer lugar e em qualquer hora”, evitando deslocações aos serviços municipais. A informação submetida na plataforma está, revela a autarquia, “segura segundo o padrão de referência internacional para a segurança da informação” – norma instituída pela Organização Internacional de Normalização (ISO 27001).
A câmara municipal de Águeda identifica ainda outras vantagens na desmaterialização dos processos referentes às operações urbanísticas, nomeadamente o facto de, através da análise do volume de processos que vão sendo submetidos a cada momento, a autarquia poder agora ajustar “os recursos necessários para dar resposta às necessidades” identificadas no terreno. Adicionalmente, e fruto das características do funcionamento da plataforma, que “elimina uma série de burocracias e circulação de papéis”, é também “suprimida a possibilidade de erros processuais ou irregularidades”, facto que promove uma maior eficiência e “rigor por parte de todos os envolvidos no processo”.
“Com esta ferramenta”, garante o presidente da câmara municipal de Águeda, “os interessados só receberão uma resposta negativa e o indeferimento dos pedidos de licenciamentos de obras se o processo estiver mal instruído ou não estiverem reunidas as condições legais para o licenciamento. Esta plataforma torna um processo burocrático e moroso num procedimento mais ágil e rápido”.
Desde Fevereiro, altura em que a plataforma de atendimento foi para o ar, que “todos os processos de operações urbanísticas” passam pela nova ferramenta digital do município. O passo dado pela autarquia foi “gigante”, considera João Clemente, vereador com o pelouro da gestão urbanística e obras particulares.